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Organiser une manifestation

Dans un souci d’efficacité du service rendu au public, la ville de Niederbronn-les-Bains a mis en place une procédure pour la coordination et la validation des évènements organisés sur le territoire de la commune. Le tissu associatif niederbronnois étant très dynamique, les manifestations et les demandes des associations se multiplient chaque année.

Le service manifestations est chargé de traiter les demandes, de planifier les activités et d’organiser, en relation avec les différents services opérationnels de la ville, la mise en œuvre logistique des besoins exprimés.

 

Comment organiser une manifestation ?

Manifestations prévues au planning annuel

Chaque année au mois de septembre, il convient d’adresser au service manifestations les dates des évènements prévus dans le cadre de vos activités. Ceci permet à la commune d’élaborer un planning annuel, d’assurer une bonne répartition des manifestations, et de limiter ainsi les chevauchements des activités les mêmes jours ou week-end.

Une fois les ajustements effectués, le calendrier annuel est envoyé par mail à l’ensemble des présidents d'associations niederbronnoises ainsi qu’à l’Office de Tourisme pour information.

Au minimum 3 mois avant la date de votre manifestation, vous devrez ensuite remplir et adresser au service manifestations le formulaire intitulé « Demande d’organisation d’une manifestation ». Ce fichier peut être demandé directement au service manifestations ou téléchargé ci-dessous.

 

Manifestations occasionnelles

Certaines manifestations sont parfois décidées tardivement. Dans ce cas, il convient de vérifier auprès du service manifestations que la date soit libre et l’espace souhaité disponible. Une consultation du calendrier des manifestations à l’Office de Tourisme peut être utile.

Après confirmation, l’envoi du formulaire « Demande d’organisation d’une manifestation » est obligatoire dans un délai minimum d’un mois avant la date de l'évènement. Toutes les demandes exprimées à quelques jours de la manifestation pourront ne plus être prises en compte, en référence à la disponibilité des sites, du matériel et de la planification liée à l’activité des services.

Dans tous les cas, nous vous recommandons d’attendre la confirmation de réservation de la Mairie avant d’entreprendre des démarches pour l’organisation de vos manifestations.

 

Modalités pratiques

Il conviendra de n’envoyer qu’un seul et unique formulaire, scrupuleusement complété et d'y joindre les pièces administratives utiles.

Le dossier complet doit parvenir au minimum 3 mois avant la date de la manifestation pour pouvoir être traité dans de bonnes conditions. Il doit être adressé à Gaël Françon, directeur des sports et de la vie associative, qui le diffusera aux services de la commune concernés.

Il est également nécessaire d’adresser une demande au Conseil départemental lorsque la manifestation se déroule sur une route départementale, hors agglomération, s'il est nécessaire de prendre des mesures de restriction de la circulation.

M. Françon sera votre seul interlocuteur dans l’instruction du dossier. Des éléments complémentaires pourront vous être demandés et une réunion de coordination sera éventuellement organisée, en fonction de l’ampleur de la manifestation.

La commune vous fera parvenir un courrier de réponse indiquant la suite apportée à la demande.

Il conviendra de valoriser le soutien de la commune en apposant le logo de la ville sur vos supports de communication (affiches, tracts, programmes).

 

Contact :
Gaël Françon
Piscine les Aqualies
19 rue du Nord
67110 Niederbronn-les-Bains
Tel : 03.88.09.13.00
Fax : 03.88.09.98.57
Courriel : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Téléchargez le formulaire de demande d’organisation d’une manifestation

 

Cette procédure s’applique également pour les manifestations récurrentes, ainsi que pour les manifestations se déroulant dans un lieu privé et ayant un impact sur le domaine public (exemple : stationnement des visiteurs).

Pour des raisons d’ordre météorologique, d’alerte rouge, voire de nécessité impérieuse, le Maire peut annuler la manifestation sans que cela n’ouvre droit à indemnisation.

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